Standaard Pakket of Maatwerk Software: Wat is de beste keuze?
Elk groeiend bedrijf komt op een punt dat de processen gaan knellen. De Excel-sheets worden te traag, de administratie is een chaos, en medewerkers klagen over dubbel werk. Je weet dat je moet automatiseren. Maar dan komt de grote vraag: Koop je een bestaand pakket, of laat je iets op maat bouwen?
Het is een van de duurste en belangrijkste beslissingen die je als ondernemer maakt. Kies je verkeerd, dan zit je vast aan een systeem dat je bedrijf vertraagt, of heb je tienduizenden euro's verbrand aan software die niemand gebruikt. In dit artikel zetten we alles op een rij.
1. Standaard Software (SaaS / Off-the-shelf)
Denk aan Exact Online, Salesforce, Trello of Monday.com. Software die al bestaat en die je (vaak per maand) huurt.
Voordelen
- • Snelheid: Je kunt vandaag nog beginnen. Account aanmaken en gaan.
- • Lage instapkosten: Vaak paar tientjes per gebruiker per maand.
- • Beweten kwaliteit: Duizenden andere bedrijven gebruiken het ook, dus kinderziektes zijn eruit.
Nadelen
- • One size fits none: Het past net niet bij jouw unieke proces. Jij moet je aanpassen aan de software.
- • Feature Bloat: Je betaalt voor 100% van de features, maar gebruikt er maar 10%.
- • Vendor Lock-in: Je bent nooit eigenaar. Stop je met betalen? Alles weg.
- • Kosten op termijn: Met 50 medewerkers tikt €50/maand hard aan (€30.000/jaar!).
2. Maatwerk Software
Software die speciaal voor (en vaak met) jou wordt gebouwd. Het bestaat nog niet, totdat wij het maken.
Voordelen
- • Perfecte fit: De software volgt jouw proces 1-op-1. Geen overbodige knoppen.
- • Eigendom: Jij bent eigenaar van de broncode en de data. Het is een asset op je balans.
- • Concurrentievoordeel: Als iedereen dezelfde standaard software gebruikt, hoe onderscheid jij je dan? Met maatwerk tooling kun je sneller of slimmer zijn.
- • Koppelingen: Alles kan praten met alles (Boekhouding, Webshop, Planning).
Wanneer kies je voor maatwerk?
Maatwerk is niet voor iedereen. Het is interessant als:
- Je bedrijfsprocessen uniek of complex zijn.
- Je meer dan 20 uur per week kwijt bent aan "data overtypen" tussen systemen.
- Je licentiekosten voor standaard pakketten boven de €15.000 per jaar komen.
- Je een startup bent met een uniek tech-idee.
Het Kostenplaatje: Kopen vs Bouwen
Veel ondernemers schrikken van de initiële investering van maatwerk. Laten we eens rekenen over 5 jaar.
| Fase | Standaard (SaaS) | Maatwerk |
|---|---|---|
| Jaar 1 (Opstart) | €2.000 (Setup) + €12.000 (Licenties) | €25.000 (Ontwikkeling) |
| Jaar 2-5 (Running) | €48.000 (4 x €12k) | €8.000 (Hosting/Onderhoud) |
| Totaal na 5 jaar | €62.000 (Kosten) | €33.000 (Investering*) |
Zoals je ziet: op de korte termijn is SaaS goedkoper. Maar na het 'kantelpunt' (vaak rond jaar 2 of 3) wordt maatwerk financieel aantrekkelijker. En dan hebben we de efficiëntiewinst (tijd die personeel bespaart) nog niet eens meegeteld.
Conclusie
Begin met standaard software als je net start of simpele processen hebt. Het is zonde om het wiel opnieuw uit te vinden voor een standaard boekhouding.
Maar loop je vast? Word je geremd in je groei? Dan is maatwerk software vaak de enige logische stap vooruit. Het is een investering in de toekomst van je bedrijf.
Benieuwd naar jouw plaatje?
Wij maken graag een eerlijke berekening voor jouw situatie. Geen verkoop, puur advies.
Plan een Strategiesessie