Het probleem: AI als losse tool kost meer tijd dan hij bespaart
De meeste bedrijven die met AI beginnen, beginnen met een chatvenster. Je kopieert een stuk tekst, stelt je vraag, kopieert het antwoord terug. Handig voor een los mailtje, maar zodra het over je eigen projecten gaat, loopt het vast: de AI weet niets van je klanten, je planning of wat er gisteren is afgesproken. Het team moet die context elke keer opnieuw aanleveren.
Avasto wilde een assistent die het werk van een projectmanager verlicht: overzicht houden over projecten en taken, vragen beantwoorden over wat er speelt, en het team helpen bij de volgende stap. Dat kan alleen als de AI toegang heeft tot de informatie waar het team al mee werkt.
Wat we bouwden
Een persoonlijke AI-projectmanager die ín de bedrijfssoftware zit, niet ernaast. De assistent werkt met de projecten, taken en informatie uit de systemen van Avasto en kan daar vragen over beantwoorden en het team mee ondersteunen. Niemand hoeft iets te kopiëren: de context is er al.
- Eigen data als basis: de assistent redeneert over de echte projecten en taken, niet over wat iemand net heeft geplakt.
- Vragen in gewone taal: de assistent beantwoordt vragen over projecten en taken in plaats van dat je zoekt door lijsten.
- Ingebouwd in de werkomgeving: het team blijft in de software die het al kent.
Dit is de kern van hoe wij AI integreren in bestaande software: eerst de koppeling met de eigen data, dan pas de AI erbovenop. Andersom werkt het niet.
Hoe we het aanpakten
We begonnen niet bij het model, maar bij het werk: welke vragen stelt een projectmanager de hele dag, en waar staat het antwoord nu? Van daaruit bepaalden we welke gegevens de assistent nodig heeft en hoe hij die veilig mag gebruiken. Pas daarna komt het AI-model, met duidelijke grenzen voor wat de assistent zelf mag beantwoorden.
Omdat zo'n assistent werkt met bedrijfsgegevens, hoort de AVG vanaf het begin in het ontwerp: welke gegevens gaan naar het model, welke niet, en waar worden ze verwerkt.
Het resultaat
Het team van Avasto heeft een assistent die met de eigen projectinformatie meedenkt, zonder extra invoerwerk. Dat is het verschil tussen AI als speeltje en AI als collega: de tweede kent je bedrijf.
Avasto is ook een van de bedrijven die hun ervaring met ons deelden op onze reviewpagina.
Zoiets voor jouw team?
Een AI-assistent op je eigen data is geen project van maanden. Wil je eerst weten waar je begint en wat het kost? Lees AI voor het MKB: waar begin je? en wat AI voor je bedrijf kost.