Je werkt al met Microsoft 365 of HubSpot, en daar zit "een klantportaal" in. Waarom zou je dan iets laten bouwen? Een terechte vraag, en het antwoord is vaker "niet" dan je van een bureau dat portalen bouwt zou verwachten. Hieronder de vergelijking op de punten die er in de praktijk toe doen: wat het portaal kan, wat het per gebruiker kost, en wie het straks beheert.
Het korte antwoord
Gebruik het portaal van je platform als het alleen hoeft te doen wat dat platform al kan: documenten delen (SharePoint) of tickets en een kennisbank tonen (HubSpot), voor een beperkt aantal klanten die inloggen. Je bent er in dagen mee klaar, zonder bouwkosten.
Laat maatwerk bouwen zodra het portaal gegevens uit meerdere systemen moet tonen (facturen, orders, planning), klanten zelf iets moeten regelen, of het aantal klanten groot is en de licenties per gebruiker gaan tellen. Vanaf €3.500, zonder licentiekosten; zie klantenportaal laten maken.
Het portaal van SharePoint (Microsoft 365)
SharePoint is gebouwd om documenten te beheren en te delen. Een klantportaal maak je als extranet-site waar je externe gebruikers op uitnodigt. Dat werkt goed voor accountants, adviseurs en projectorganisaties die vooral bestanden en versies willen delen, met de beveiliging van Microsoft erbij.
De grens ligt bij alles wat geen document is. Een klant die een storing wil melden, een order wil plaatsen of de status van zijn aanvraag wil zien, stuurt je naar Power Apps en Power Automate. Dat kan, maar dan bouw je alsnog maatwerk, binnen de regels en licenties van Microsoft, met een bouwer die dat platform goed kent. En de koppeling met je boekhouding of planning moet je er nog steeds zelf bij maken.
Het portaal van HubSpot
Het klantportaal van HubSpot zit in Service Hub en is gericht op klantenservice: klanten loggen in, zien hun tickets en de voortgang, en lezen kennisbankartikelen. Voor een bedrijf dat HubSpot al als CRM en servicedesk gebruikt, is dat in een middag aan te zetten.
De beperking is de scope. Het portaal toont wat in HubSpot staat, en dat is klantcontact. Facturen uit Exact, orders uit je webshop, afspraken uit je planning: die staan niet in HubSpot en komen dus ook niet in het portaal, tenzij je ze erin synchroniseert. Daar komt bij dat Service Hub per gebruiker (seat) wordt afgerekend; het portaal is dus nooit "gratis", ook al staat het al in je pakket.
Een maatwerk portaal
Een maatwerk portaal is een eigen webapplicatie, bij ons gebouwd in Laravel, die via API-koppelingen praat met de systemen die je al hebt. Het vervangt SharePoint of HubSpot niet; het wordt de laag die je klant ziet, met daarachter je boekhouding, CRM, planning en documenten. Klanten loggen één keer in en zien alles wat voor hen relevant is, uit welk systeem het ook komt.
Het kost meer aan de start en niets per gebruiker daarna. En het is van jou: de broncode, de data en de regels. Wat dat betekent lees je in vendor lock-in: eigenaar van je broncode.
De vergelijking op zes punten
| Punt | SharePoint | HubSpot | Maatwerk |
|---|---|---|---|
| Sterk in | Documenten delen | Tickets en kennisbank | Alles uit meerdere systemen |
| Startkosten | Laag (zit in M365) | Laag (zit in Service Hub) | Vanaf €3.500 |
| Kosten per gebruiker | Licenties voor interne gebruikers; extern vaak gratis, Power Apps extra | Per seat per maand | Geen |
| Klant kan zelf iets regelen | Alleen met Power Apps | Alleen tickets | Ja, in je eigen systemen |
| Koppeling met boekhouding/planning | Zelf bouwen | Via integraties of sync | Rechtstreeks |
| Eigendom | Microsoft-platform | HubSpot-platform | Broncode is van jou |
Kosten over drie jaar
De startprijs is misleidend; de licenties zijn wat telt. Een voorbeeld voor een servicebedrijf met 5 medewerkers en 300 klanten die af en toe inloggen:
- HubSpot Service Hub Professional: 5 seats, indicatief €90 tot €100 per seat per maand, is ongeveer €5.500 per jaar en circa €16.500 over drie jaar. Het portaal toont tickets; facturen en afspraken niet.
- SharePoint-extranet: nagenoeg gratis binnen je bestaande Microsoft 365-licenties, zolang het bij documenten blijft. Met Power Apps voor externe gebruikers komen er licenties bij, en de bouw van een werkend proces kost snel evenveel als maatwerk.
- Maatwerk portaal met koppelingen naar Exact en je planning: €10.000 bouw plus €1.000 per jaar hosting en onderhoud is circa €13.000 over drie jaar, bij elk aantal klanten, met facturen, afspraken en zelfservice erin.
Bij 300 klanten is maatwerk al goedkoper dan HubSpot en doet het meer. Bij 20 klanten die alleen documenten nodig hebben, is SharePoint onverslaanbaar. Daarom is er geen algemeen antwoord; er is wel een rekensom.
Over de bedragen in dit artikel
Wanneer wat?
Kies SharePoint als
- je klanten vooral documenten moeten bekijken, uploaden en goedkeuren;
- je organisatie al in Microsoft 365 werkt en de beheerder dat beheerst;
- het aantal externe gebruikers overzichtelijk is.
Kies HubSpot als
- je HubSpot al gebruikt voor CRM en klantenservice;
- het portaal alleen tickets en een kennisbank hoeft te tonen;
- je team klein is en de seats dus betaalbaar blijven.
Kies maatwerk als
- klanten gegevens uit meerdere systemen moeten zien: facturen, orders, planning, certificaten;
- klanten zelf iets moeten kunnen regelen dat in je eigen systemen terechtkomt;
- je veel klanten of B2B-accounts met meerdere gebruikers hebt en licenties per gebruiker gaan tellen;
- je het portaal wilt laten meegroeien met je proces, inclusief AI (klantvragen beantwoorden uit je eigen documentatie, ingestuurde documenten automatisch verwerken).
Twijfel je tussen WordPress en maatwerk in plaats van tussen een platform en maatwerk? Die afweging staat in klantenportaal: WordPress of maatwerk?.
Veelgestelde vragen
Kan ik een klantportaal maken met SharePoint?
Ja. Met SharePoint (onderdeel van Microsoft 365) deel je documenten met externe gebruikers via een extranet-site. Dat werkt goed voor documenten en eenvoudige lijsten. Zodra klanten iets moeten kunnen regelen of gegevens uit je andere systemen moeten zien, wordt het ingewikkeld: je komt dan terecht bij Power Apps en Power Automate, met licentiekosten per gebruiker en een bouwer die het Microsoft-platform goed kent.
Wat kost een klantportaal in HubSpot?
Het klantportaal van HubSpot zit in Service Hub Professional, dat per gebruiker (seat) per maand wordt afgerekend; reken op honderden euro's per maand voor een klein team. Het portaal zelf is beperkt tot tickets en kennisbankartikelen. Wil je facturen, orders of planning tonen, dan heb je alsnog maatwerk of koppelingen nodig.
Wat kost een maatwerk klantportaal?
Bij ons begint een maatwerk klantportaal vanaf €3.500; met koppelingen naar boekhouding, CRM of planning ligt het meestal tussen €5.000 en €20.000. Daarna betaal je hosting en onderhoud, geen licenties per gebruiker. Hoe meer klanten erop inloggen, hoe gunstiger dat uitpakt.
Kan een maatwerk portaal koppelen met Microsoft 365 of HubSpot?
Ja. Een maatwerk portaal kan inloggen via Microsoft (Entra ID), documenten uit SharePoint tonen en tickets of contacten uit HubSpot ophalen via de API. Je hoeft die systemen dus niet te vervangen; het portaal wordt de laag die je klant ziet.
Wanneer is het portaal van mijn bestaande platform de beste keuze?
Als je dat platform al intensief gebruikt, het portaal alleen hoeft te doen wat het platform standaard kan (documenten delen, tickets, kennisbank), en je weinig klanten hebt die inloggen. Dan is het snel, goedkoop en onderhoudsvrij. Zodra je om de beperkingen heen gaat bouwen, is dat het moment om maatwerk te overwegen.